Consejos para elegir un proveedor IT
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Cada día más y más empresas, independientemente de su tamaño, se ven urgidas a invertir en software empresarial, tanto para optimizar la gestión del negocio como para mejorar el servicio otorgado a sus clientes.
Dado que este camino parece estar solamente empezando, es importante mantener las aplicaciones controladas, pensar en las mejoras posibles, al mismo tiempo intentando reducir los costos vinculados a este área.
Se estima que el 80% del presupuesto de IT de las empresas está destinado al soporte de aplicaciones. ¿Qué significa esto? Para que las cosas funcionen correctamente, es necesario un cuidado de primera clase, y un ojo controlador constante, ya que nunca se sabe dónde o cuándo pueden aparecer los problemas.
De esta manera, para la gestión de sistemas informáticos, que requiere skills bien específicos y entrenamiento continuo de los recursos, la opción más recurrente es la de tercerizar los servicios de mantenimiento y soporte. Esta decisión se debe a que, por lo general, el personal in-house no está capacitado con los conocimientos específicos que el área de IT requiere. Así, no sólo se disminuyen los costos operativos, sino que se dejan las tareas en manos de expertos.
Hay muchos factores para tener en cuenta antes de contratar un servicio de IT. ¿Cuántos usuarios van a hacer uso del apoyo?, ¿qué clase de equipos requieren soporte?, ¿se trata de un servicio en sitio, o se puede trabajar de manera remota?
El primer paso es tener claro qué tipo de servicio se va a necesitar, y recién en ese momento, empezar a investigar propuestas.
En OpenIT recomendamos tener en cuenta algunos puntos fundamentales para asegurarse de obtener un servicio que se adecúe a las necesidades de su empresa.
- Certificaciones: Primordial, y frecuentemente olvidado. No todos los proveedores las poseen. Que el proveedor de servicios IT cuente con una certificación externa es testimonio de profesionalismo en el servicio, disciplina en la ejecución y experiencia práctica en los procesos de trabajo.
- Herramientas: Muchos proveedores cuentan con herramientas de trabajo propias, que pueden poner al servicio del cliente, mientras que otros se adaptan a las herramientas que ya están en uso por la empresa. Es importante tener en cuenta esto para saber cómo será la relación entre el proveedor y el negocio. El servicio de IT debe fluir acompañando el negocio, de forma que, mientras la solución existente sea aceptable, no hay motivo para cambiar de herramientas sólo para adecuarse al proveedor IT: debería ser en todo caso, al revés.
- Contrato: Cuanto más sepa el proveedor de la empresa a la que prestará su servicio, mejor y más eficaz será el contrato que se gestione entre ambos. Por lo general, para trabajar de manera cómoda y efectiva, el mínimo es de seis meses, mientras que el promedio ronda los dos años.
- Reportes: Un buen proveedor de servicios IT sabe que el reporte de desempeño es una herramienta vital en su relación con la empresa. Compartir los datos y la información adquirida mientras se trabaja hace posible un crecimiento mutuo y garantiza una mayor satisfacción.
- Seguridad: Un tema de fundamental importancia en los tiempos que corren. Es importante conocer las políticas de seguridad y privacidad que el proveedor implementa con los datos de la empresa. Esto implica backups, seguridad en los sistemas, y confidencialidad en la información. La incorporación de un proveedor de IT también es una gran oportunidad para educar a la organización en las mejores prácticas de seguridad, como la adopción de contraseñas seguras, el cifrado de datos, etc.
- Horarios: Desde el vamos hay que tener en claro qué horarios va a haber soporte disponible y en qué nivel, no sólo en caso de una situación crítica, sino también con asuntos habituales. Estos tiempos deben ser adecuados para el cronograma de operación de la empresa.
- Testing: Es habitual realizar testings de aplicaciones para anticipar posibles problemas y evitar así situaciones críticas.
El proceso de onboarding de un proveedor de sistemas no es sencillo ni es fácil comparar, en muchas ocasiones, la calidad de las prestaciones antes de contratarlas, por eso es que en OpenIT nuestros departamentos comercial y técnico trabajan codo a codo en la adecuación de cada propuesta. Consultanos y te acompañaremos en el proceso de decisión.
